合同企業説明会の受付・来場者管理システム
低予算で「全ブースをDX」

「読み取り端末のレンタル」はもう不要です。
自治体・商工会議所主催の就職・移住イベントにおける「受付」「ブース訪問履歴」を、参加者のスマホだけで完結。コストを最小限に抑えながら、交付金事業に求められる精度の高い「開催成果報告(元データ)」を自動生成します。

自治体・公的機関・商工会議所主催:合同企業説明会・就職フェア・Uターンフェア・移住相談会
来場者管理DXソリューション
 来場者の受付を各ブースでQRコードで行っている様子

開催当日の「受付行列」と、終了後の「報告書作成」。

合同企業説明会・就職フェアの運営課題

開催当日の「受付の大行列」や、集計作業に追われる「手書きアンケートのデータ化」。
そして何より、開催後の「成果報告書(EBPM)作成」に膨大な時間を費やしていませんか?
Spot-Recorderは、自治体・商工会議所が抱えるこれらの「アナログ業務の負担」を、デジタル技術で根本から解決します。

  • ●「来場者情報をリアルタイムに把握したい」
  • ●「どのブースが人気だったのか、具体的なデータが欲しい」
  • ●「大量の名刺や訪問カードの情報を入力する作業をなくしたい」

これらは単なる業務負担ではなく、「データの欠損」という機会損失です。「デジタル田園都市国家構想交付金」や「地方創生推進交付金」を活用したイベントでは、成果指標(KPI) の明確な測定が義務付けられつつあります。従来のアナログ管理では、次年度の予算獲得に必要な「根拠あるデータ(EBPM)」を示すことができません。

入り口だけのDXでは、意味がありません

自治体・商工会議所主催の合同企業説明会やUターン・移住フェアでは、受付の行列や手書きの訪問カードなど、アナログな運用が「報告書作成の遅れ」や「精度の低いデータ分析」という課題を生んでいます。

その最大の理由は、会場内の全ブースをデジタル化する際に発生する「莫大な導入コスト」です。従来の来場者管理システムでは、各ブースにバーコードリーダーやタブレットなどの専用端末を配置する必要がありました。100ブース規模のイベントであれば、機材のレンタル費用だけで膨大な予算が必要となります。

その結果、「入り口はスマートだが、ブース内は手書きの訪問カード」という中途半端なDXが生まれてしまいます。これは若年層の来場者の満足度を低下させるだけでなく、出展者の採用・マッチング機会の損失にもつながっています。煩雑なアナログ作業によって阻害されているのです。

合同企業説明会における従来の紙ベース受付とQRコード来場者管理システムの比較図

Solution

機材レンタルは不要。
来場者スマホ活用で、全ブースのデータ化を実現。

逆転の発想!「主催者が高価な機材用意する」のではなく、「来場者が自身のスマホを活用する」という仕組みです。

「QRコードを掲示するだけ」でデジタル化が完了します。専用端末、電源、複雑な配線は一切不要です。
来場者が自身のスマホで「ピッ」とスキャンするだけで、出展者の管理画面に来場者情報がリアルタイムに記録されます。

来場者がスマートフォンでQRコードをスキャンし、出展者の管理画面にデータが反映される仕組みの説明図

自治体・商工会議所主催の
合同企業説明会・就職フェアを支える12のメリット

主催者・出展者・来場者、すべての体験をスマートにアップデートします

コスト削減を表すイラスト - 機材レンタル費用ゼロ

1.機材レンタルコストを100%カット

高額な端末レンタル費用、配送、管理の負担が不要になります。必要なのはQRコードの掲示だけです。

リアルタイムデータ表示のイラスト - 即時に来場者情報を確認

2.来場情報を「リアルタイム」に可視化

来場者がスキャンした瞬間に管理画面へ反映。イベント中から即座にデータを活用したアクションが可能です。

手書き作業不要のイラスト - ペーパーレス化

3.煩わしい「手書き作業」をゼロに

来場者は初回の登録のみ。各ブースではQRコードスキャンだけで済むため、対話の時間に集中できます。

スピーディーなフォローアップを表すイラスト - CSV即時出力

4.スピーディーなフォローアップ

終了直後にCSVでデータを抽出可能。記憶が新しいうちのお礼メール送付など、採用成功率を高めます。

商談メモ機能のイラスト - 来場者ごとの評価を記録

5.質的な情報を残す「メモ機能」

管理画面上で来場者ごとにメモを記録可能。チーム全体で精度の高い情報共有をデジタルで行えます。

会場データ可視のイラスト - ブース別人気度をグラフ表示

6.ブース訪問データを可視化しEBPMを推進

どの属性(年代)の求職者が、どの企業のブースを訪問したかを相関分析。感覚値ではない定量データとして出力できるため、EBPM(証拠に基づく政策立案)に沿った「説得力のある開催報告書」が作成できます。

ペーパーレス資料配布のイラスト - QRコードで資料を配信

7.大量のパンフレット廃棄をゼロに(SDGs)

QRコードにPDF資料等を紐付け可能。荷物を増やさず、SDGsに配慮したスマートなイベント運営を実現します。

スマホをお持ちでない方向けのQRコード付き入場証の発行イメージ

8.あらゆる来場者に配慮した設計

スマホをお持ちでない方へは「QRコード付き入場証」の発行で対応可能です。公平性を重視する公的イベントに最適です。

設置場所を選ばないイラスト - 屋外でも電源不要で設置可能

9.設置場所を選ばない自由度

QRコード1枚で完結。電源や配線工事は不要です。体育館、公民館、屋外テントなど、LAN環境の整備が難しい公的施設でも即座に受付システムを構築できます。

アプリインストール不要のイラスト - ブラウザのみで利用可能

10.アプリのインストールは一切不要

Webブラウザで動作するためインストール不要。ITリテラシーを問わず、誰でもカメラですぐに使えます。

回遊分析機能のイラスト - ブース間の訪問パターンを可視化

11.来場者の行動を追跡

ブース間の訪問回遊パターンを可視化。来場者の興味関心を分析し、次回イベントへの深化戦略に活かせます。

簡単3ステップ準備のイラスト - 企業登録からQR掲示まで

12.驚くほどスムーズな「3ステップ」準備

企業登録、QRコード出力、掲示。これだけで準備完了。機材の設定作業に追われる時間はもうありません。

合同企業説明会・就職・移住フェアの
「コスト削減・データ収集」で選ばれる理由

自治体・公共セクターのイベントDXを加速

なぜ、多くの自治体がSpot-Recorderに乗り換えているのか?理由は、「圧倒的な費用対効果」にあります。

来場者管理システムの比較

比較項目 従来型(出展者スキャン) Spot-Recorder
オペレーション 出展者が専用端末で読み取る 来場者が自らのスマホでスキャン
必要機材 専用機材のレンタルが必須 スマホ(BYOD)を活用
導入・管理コスト 高額(ブース数に比例) 極めて低額(印刷代のみ)
データの反映 後日のデータ納品 リアルタイムに管理画面へ

これからの就職・移住フェアのスタンダードは、BYOD(来場者自身のスマホ活用)による「来場者主体スキャン」です。運用負荷を抑えつつ、データの価値を最大化します。

全国の自治体・商工会議所での導入実績

大垣商工会議所主催 合同企業説明会の会場風景 - 多数の来場者がブースを訪問している様子

開始直後に集中する来場者をスムーズに受付

導入事例:大垣商工会議所 合同企業説明会

短時間に来場者が殺到する受付において導入。スムーズなチェックインを実現し、長年の課題だった受付渋滞を完全に解消。スタッフ工数も従来の1/3以下に削減することに成功しました。

ふるさと回帰フェアの会場風景 - 500ブース以上の大規模イベントでSpot-Recorderが稼働

大規模イベントのデジタル化費用問題を解決

導入事例:ふるさと回帰フェア

500ブースを超える受付において導入。会場全体の受付のデジタル化を実現し、これまでの導入費用問題を解決。大規模イベントにおいてもスムーズなデータ集計が可能となりました。

【自治体・官公庁】移住・定住・交流フェア

  • 北海道エリア:道内圏域主催 移住・交流フェア(東京開催)
  • 東北エリア:青森県・岩手県・宮城県・秋田県・山形県・福島県主催 UIJターン・移住相談会(東京・現地開催ほか多数)
  • 北関東エリア:栃木県・群馬県主催 移住&就労支援フェア
  • 首都圏エリア:神奈川県主催 移住セミナー・相談会
  • 甲信越・北陸エリア:新潟県・長野県・富山県・石川県・福井県主催 暮らし&しごとフェア
  • 東海エリア:岐阜県・静岡県・愛知県・三重県主催 移住定住フェア(名古屋・東京開催)
  • 関西エリア:大阪開催 広域移住マッチングフェア
  • 中国・四国エリア:島根県・高知県・山口県内自治体主催 移住・定住相談会
  • 九州エリア:福岡県・佐賀県主催 暮らし&仕事体感フェア
  • 広域連携:九州・山口・沖縄合同移住フェア、東日本広域移住相談会 等

【労働局・商工会議所】合同企業説明会・就職フェア

  • 東北エリア:県主催 DX人材・IT系就職フェア、県外開催就職フェア
  • 東海エリア:県内商工会議所主催 合同企業説明会、県・労働局連携 就職イベント
  • 中国エリア:県主催 企業ガイダンス(東京・大阪・現地開催)、県内 産業交流展
  • 九州エリア:県主催 大卒等合同企業説明会、中小企業合同就職面談会

信頼を守るセキュリティ品質

国内サーバー運用 SSL通信暗号化 イベント別データベース分離 データ物理削除の徹底

よくあるご質問(FAQ)

Q1. 会場にWi-Fi環境を整備する必要はありますか?
本システムはクラウドサービスのためインターネット接続が必要です。来場者ご自身のモバイル回線でも、用意されたWi-Fi環境でも動作いたします。
Q2. スマートフォンをお持ちでない方への対応はどうなりますか?
「ハイブリッド型運用」をご提案しております。紙のQRコード入場証を発行し、出展者側の端末でそれをスキャンすることで、データを統合管理できます。
Q3. 導入費用の目安を教えてください?
「導入費 165,000円(税込)」+「システム利用費 66,000円(税込)」+「オプション費用 110,000円(税込)」= 合計 341,000円(税込)〜 の構成です。専用機材レンタル方式と比較し、約1/3〜1/5程度のコストで実施可能です。予算要求のための「参考見積」も即日発行可能ですので、お気軽にご相談ください。
Q4. 出展者への事前の説明が大変ではないですか?
PDFマニュアルや説明資料テンプレートを完備しております。直感的なUIのため、事前の特別な講習なしで運用を開始されるケースがほとんどです。
Q5. ブース数や設置スポット数に制限はありますか?
制限はございません。会場規模に合わせて無制限にスポットを設定いただけます。大規模な合同説明会でも安心してご利用ください。
Q6. 個人情報の取り扱いについてセキュリティはどうなっていますか?
通信暗号化、DB論理分離、終了後のデータ物理削除を徹底しています。
Q7. 来場者は専用アプリをインストールする必要がありますか?
不要です。標準ブラウザ(Safari/Chrome)で動作するため、カメラでQRコードを読み込むだけですぐに利用を開始できます。
Q8. 取得したデータは二次利用しやすい形式ですか?
汎用性の高いCSV形式での一括DLが可能です。Excel等で加工でき、行政報告用の資料作成もスムーズに行えます。
Q9. 申し込みから実運用までどのくらいの期間が必要ですか?
最短5営業日で環境構築いたします。QRコード印刷等の準備を含め、概ね1〜2週間程度で本番運用が可能です。
Q10. イベント当日のサポート体制はありますか?
オプションとして「オンサイトサポート」や「オンライン電話待機サポート」もご用意しております。必要に応じてご活用ください。
Q11. 公費払い(請求書払い)には対応していますか?
はい、完全対応しております。自治体・公的機関様向けの「見積書・納品書・請求書」の3点セットの発行や、指定様式での書類作成も承ります。

合同企業説明会・就職フェアの
「受付システム」を低コストで。

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受付・来場者管理、自治体・商工会議所に最適化

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